Cada operadora define, no contrato com a clínica ou o médico, os prazos de faturamento: até quando a conta de um atendimento pode ser enviada, em que dias o lote é recebido, quando sai o pagamento e até quando é possível recorrer de uma glosa.
Com cinco, dez ou quinze convênios, são dezenas de datas diferentes. Perder uma delas significa, muitas vezes, perder o direito de receber.
Os prazos que mais importam
- Prazo de envio: o limite, contado a partir do atendimento, para apresentar a conta. Passado esse prazo, a operadora pode recusar o lote inteiro ou glosar as guias por envio fora do prazo.
- Calendário de recebimento: muitas operadoras recebem lotes só em determinados dias do mês. Enviar um dia depois pode empurrar o pagamento para o ciclo seguinte.
- Prazo de pagamento: o contrato define em quantos dias a operadora paga depois de receber o lote. Saber essa data é o que permite perceber atrasos.
- Prazo de recurso de glosa: o tempo que a clínica tem para contestar o que foi glosado. Recurso fora do prazo não é analisado.
Os prazos variam de operadora para operadora e de contrato para contrato. Por isso, a fonte certa é sempre o contrato e o manual da operadora, não a memória de quem fatura.
Como organizar um calendário de faturamento
- Reúna os contratos e manuais de cada operadora atendida.
- Monte uma tabela com, por operadora: prazo de envio, dias de recebimento, prazo de pagamento e prazo de recurso.
- Defina uma rotina de fechamento (mensal, quinzenal ou semanal, conforme o volume).
- Registre a data prevista de pagamento de cada lote e confira se o valor entrou.
- Controle as glosas abertas com a data limite de recurso de cada uma.
Fechamento mais frequente, menos risco
Clínicas com volume maior se beneficiam de fechar o faturamento com mais frequência: o lote sai antes, o pagamento chega antes e um erro é percebido a tempo de corrigir. Nos planos da Telos o fechamento vai de mensal a semanal, conforme o porte, e o controle de prazos está incluído em todos.
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