Toda consulta, exame ou procedimento feito por convênio só vira dinheiro na conta da clínica depois de passar pelo faturamento médico. É a etapa em que o atendimento é transformado em guias, as guias são conferidas, agrupadas em lotes e enviadas à operadora, que analisa, glosa o que considera irregular e paga o restante.
Em Belo Horizonte, onde boa parte das clínicas atende vários convênios ao mesmo tempo, cada um com portal, tabela e regras próprias, essa rotina costuma ser o ponto em que mais dinheiro se perde sem ninguém perceber.
As etapas do faturamento de convênios
- Elegibilidade e autorização: na recepção, confirma-se a carteirinha do paciente e, quando exigido, a autorização prévia do procedimento.
- Preenchimento da guia: a guia segue o padrão TISS, definido pela ANS, com dados do beneficiário, do profissional, códigos de procedimento e assinatura.
- Conferência: antes de enviar, cada guia é revisada: código certo, quantidade, data, assinatura, anexos e regras do contrato com aquela operadora.
- Envio do lote: as guias são agrupadas em lotes e enviadas pelo portal ou pelo sistema da operadora, dentro do prazo do contrato.
- Acompanhamento: é preciso acompanhar o processamento, o demonstrativo de pagamento e as glosas de cada lote.
- Recurso de glosa: o que foi glosado indevidamente pode ser contestado, também dentro de prazo.
Quando uma dessas etapas falha, o resultado aparece semanas depois, como pagamento menor do que o esperado. Por isso tantas clínicas têm a sensação de que “atendem muito e recebem pouco”.
Faturar dentro de casa ou terceirizar?
Há três caminhos comuns:
- Recepção acumulando a função: parece barato, mas a recepção está focada no paciente e o faturamento acaba feito às pressas, no fim do mês.
- Faturista interna: funciona bem com uma boa profissional, mas custa salário e encargos todo mês, depende de uma pessoa só (férias, licença, saída) e o conhecimento vai embora com ela.
- Faturamento terceirizado: uma equipe especializada assume a rotina, com processo, conferência e relatório. A clínica mantém o foco no atendimento.
Comparamos as duas últimas opções em detalhe no guia faturista interno ou terceirizado.
Quanto custa terceirizar o faturamento médico
No mercado, o modelo mais comum é a cobrança de um percentual sobre o que a clínica recebe dos convênios. Ele parece justo no começo, mas cresce junto com a clínica: quanto mais você fatura, mais paga pelo mesmo trabalho.
A Telos trabalha com mensalidade fixa, definida pela faixa de faturamento mensal de convênios. Os planos vão de R$ 790/mês, para médicos e consultórios que faturam até R$ 25 mil por mês, a R$ 6.890/mês, para clínicas na faixa de R$ 120 a 250 mil. Todos incluem conferência de cada guia antes do envio, controle de prazos, acompanhamento dos lotes e relatório mensal, sem fidelidade. Os detalhes estão na página de planos.
Sinais de que o faturamento da sua clínica precisa de atenção
- Você não sabe dizer quanto foi glosado no último mês, por operadora.
- Lotes são enviados no limite do prazo, ou depois dele.
- Glosas raramente são recorridas.
- O valor que entra na conta não bate com o que foi atendido.
- Só uma pessoa na clínica sabe como funciona o portal de cada convênio.
Se dois ou mais desses itens soam familiares, vale fazer um diagnóstico. Na Telos ele é gratuito: olhamos o caminho do atendimento até a guia chegar ao convênio e mostramos onde está a perda.